在外贸实务中，外贸单证就是指在国际结算中的单据、文件与证书，凭借这种文件来处理国际货物的支付、运输、保险、商检、结汇等。一般规定是英文或中英文对照。而种类繁杂、各国海关要求不同的外贸单证，多少会造成外贸人的困扰，
今日，小编就与你一同梳理这些日常生活会遇上的单证问题！
一.常见的外贸单证
销售合同
指进出口双方当事人依照法律通过协商就各自的在贸易上的权利和义务所达成的具有法律约束力的协议。出口商的出口合同是为销售产品而订立的合同，因此它也被称为销售确认书和销售合同。
合同内容一般包括：合同号码、买卖双方的名称和地址、货物的品名、规格、数量、单价、总值、包装、唛头、装卸港、支付条件、签约日期和地点等。
信用证
指银行根据进口商的请求，开给出口商的一种保证承担支付货款责任的书面凭证。在信用证内，银行授权出口人在符合信用证所规定的条件下，以该行或其指定的银行为付款人，开具不得超过规定金额的汇票，并按规定随附装运单据，按期在指定地点收取货款。
发票
指出口方开给进口方的载有货物名称、品质、数量、价格、包装、支付方式等内容的清单，是贸易双方交接货物和结算货款的主要单证、是进口方确定征收进口关税的一句，也是进出口双方索赔、理赔的依据。
发票常见种类：商业发票、海关发票、领事发票（主要用于拉美国家）、形式发票（不具有法律效力）、厂商发票、联合发票（主要用于港澳地区出口）
包装单据
指一切记载或描述商品包装情况的单据，是商业发票的附属单据，也是货运单据中的一项重要单据。
根据客户的要求，可以使用不同形式、种类的包装单据，最常使用的如：装箱单、重量单和尺码单。
出口许可证
指由国家对外经贸管理部门代表国家同意签发的、批准某项商品出口的具有法律效力的证明文件，也是海关查验放行出口货物和银行办理结汇的依据。
检验证书
指商检机构签发的、证明货物检验结果的书面文件。
目前我国签发的检验证书有：
品质检验证书：Inspection Certificate of Quality
重量或数量检验证书：Inspection Certificate of Weight or Quantity
包装检验证书：Inspection Certificate of packing
兽医检验证书：Veterinary Inspection Certificate
卫生检验证书：Sanitary Inspection Certificate
消毒检验证书：Disinfection Inspection Certificate
熏蒸检验证书：Inspection Certificate of Fumigation
温度检验证书：Inspection Certificate of Temperature
残损检验证书：Inspection Certificate on Damaged Cargo
船舱检验证书：Inspection Certificate on Tank/Hold
货载衡量检验证书：Inspection Certificate on Cargo Weight &Measurement
价值检验证书：Certificate of Value
二.完整单证制作流程
1.客户询盘：
一般在客户下perchaseOrder之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。
2.报价：
业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice给客户做正式报价。
3.得到订单：
经过洽谈，收到客户正式的订单purchase Order。
4.下生产订单：
得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。
5.业务审批：
业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。
6.下达生产通知：
业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知，通知工厂按时生产。
6.1 如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。
6.2 如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。
6.3 如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。
7.验货：
7.1 在交货期前一周，要通知公司验货员验货。
7.2 如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。
7.3 如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
8.制备基本文件：
工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。
9.商检：
如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10.租船订仓：
10.1 如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于 开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。
10.2 如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。
10.3 如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。
10.4 向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。
11.安排拖柜：
11.1 货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资 料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明， 不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。
11.2 传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
11.3 要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
12.委托报关：
在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。
13．获得运输文件：
13.1 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。
13.2 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。
13.3 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
14.准备其他文件：
14.1 商业发票：L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和 大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。
14.2 FORMA原产地证书：FORM A原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。
14.3 一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。
14.4 装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。
14.5 装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。
15. L/C收汇：
15.1 采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
15.2 采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
15.3 如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
16.业务登记：
每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。
17.文件存档：
所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
18.收集信息：
单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线等信息，为业务员报价提供帮助。
三.提单丢失处理方法
在众多单证中，提单作为承运人和托运人之间处理运输中双方权利和义务的依据是非常重要的存在，部分国家海关对进口货物单证要求中也需要提供提单。但在日常的工作过程中，即使非常小心，也总是难免一些小错误的发生。其中，提单丢失就是一个很严重的问题。在提单寄送过程中，就很有可能会导致提单丢失：
1、在出口商控制下丢失。
2、出口商将单据送交开证行后，在开证行丢失。
3、开证行交单据交由快递公司后丢失。
4、快递公司送达议付行后丢失。
5、议付行送交收货人后丢失。
在第1和第5两种情况下，应分别由出口商和进口商自负其责;在第2和第4两种情况下，则应由开证行或议付行负责;问题是丢失往往发生于第3种情况，依现行有效的邮政法规，邮政部门仅承担十分有限的责任。
根据INCOTERMS解释，在CIF、CFR和FOB条件下，卖方需承担货物在装运港越过船舷为止的费用，并向买方提交已装船的清洁提单，因此出口商负有交付货物或货运凭证的义务。若提单丢失，卖方需承担相关责任。
承运人为确保自身的权益要求收货人在无正本提单的情况下担保提货，而且要求由银行提供担保。
提单在不同情况下的丢失，各个方面所负的责任也各不相同，但是这是后话，在提单丢失之后，首先还是要如下措施加以解决，减少出现风险的可能性。
01
及时通知有关船公司及其代理
在此种情况下，船公司及其货运代理负有谨慎处理的义务，不能再仅凭提单持有人持有正本提单即放行货物，而应要求提货人提供充分的证据，证明其取得提单是善意的。例如，背书是否连续?是否符合要求?是否支付了合理对价?承运人也可以通过法定程序将提单项下的货物提存，解除对货物的责任。
02
及时向法院申请公示催告
一则可以确保提单项下权益不受侵犯;二则可以解决保证金长期滞压的问题。因为一旦法院决定受理公示催告，在该期间转让票据权利的行为均属无效。公示催告程序的法律费用较低，律师费也较低，催告期满(一般为60天)即可申请法院作出除权判决。
03
一般而言，单据丢失不应影响压港
因为收货人有义务收货并不能据此拒绝卸货；承运人同样不能以收货人无正本提单为由拒绝卸货，尽管其有权拒绝放行货物。
04
邮政快递公司应负何种责任
目前的法规赋予其几近免责的待遇;是否可以通过投保邮政快递风险保险来转嫁损失，目前保险公司似乎倘未开展此项保险。
05
银行出具保函
只要银行出具保函措辞具体全面，一般不会有风险。涉及大额保函，最好请法律顾问把关，因为实践中确实有不少银行保函无效的先例。
06
申请无单放货若提单在托运人结汇后丢失
货物的所有权已转移到善意的提单持有人手中，因此一般不需要重新签发提单，
承运人的义务是将货物交与善意的提单持有人。根据不同的情况也应作不同的对待：
在记名提单下：
承运人在收到收货人的公司保函和发货人同意将货物交给收货人的书面保证后，可以将货物交给记名提单的收货人。
在指示提单下：
如卸货港代理在接到收货人由于提单丢失而不能凭证本提单提货的请求后，应要求收货人出示原承运人所签发提单正本/副本影印件、商业发票、商业合同和装箱单等单证以审核提货方是否为收货人。卸货港代理同时应要求收货人提供由一流银行签发的符合一定标准的格式保函，同时，卸货港代理应请装货港代理联系提单上的发货人，取得发货人同意在此情况下将该货放给提货人的书面保证。
在不记名提单下：
具体做法参照指示提单。如收货人将全套正本提单交回后，可将保函退还给收货人。如收货人不能将全套正本提单交回，则原则上无限期保留保函。如收货人提出返还要求，卸货港代理应根据所在国法律保留一个最低期限。国内港口建议需要保留6年。在提单丢失后，无论何种情形都要立即联系船公司以控制货物。这样才能减少损失，同时也不回损害收、发货方的权利和权益。
装船单据在快递中丢失，往往造成收货人在目的港无法凭正本提单提货，
实务中一般是由收货人凭副本提单提货；或由承运人补签一套新提单供货方提货及结汇使用，或由出口方授权承运人电放；但上述三种情况下，承运人通常均要求货方提供可靠提保。
目前船公司往往要求出口商与其开户行联合提供担保，担保时间为一年、三年、六年不等。银行出具担保一般均要求出口商交付保证金，如果金额巨大，将巨额资金压三至六年不动，对出口商将产生巨大压力；若提单被第三人善意取得，出口商将面临钱货两空的结局。